A secretária clínica é uma peça importantíssima no dia a dia de clínicas e consultórios. Essas colaboradoras fazem parte do marketing da empresa, do atendimento pós-venda e podem até mesmo cativar o paciente antes do médico.
O problema é que muitos negócios da área da saúde ainda enxergam essas colaboradoras como meras atendentes de telefonemas, o que é um erro muito grave.
Esse erro começa na contratação. Contratar secretária é uma tarefa que merece atenção e, principalmente, respeito à legislação trabalhista. Isso evita a desmotivação da profissional e futuros processos.
Vamos entender mais sobre esse tema?
Contratar colaboradores como MEI tem se tornado algo comum. Essa é a chamada “pejotização do trabalho”. Nesse modelo, a empresa não assina a carteira do trabalho do funcionário.
Em vez disso, ele emite notas fiscais e recebe como se fosse um prestador de serviço. A empresa economiza com o pagamento de férias, décimo terceiro salário, horas-extras, multa do FGTS, aviso-prévio etc.
Essa pessoa terá apenas direito aos benefícios do INSS, como licença-maternidade, isso se estiver pagando em dia a guia de recolhimento do MEI.
Essa situação tem gerado algumas distorções quando olhamos dados oficiais sobre empreendedorismo no Brasil. Dados da Agência Sebrae mostram que existem mais de 11,5 milhões de microempreendedores individuais no Brasil. Contudo, será que todas essas pessoas têm empresas?
É difícil responder a essa pergunta. O que sabemos é que contratar secretária como MEI é uma péssima ideia por vários motivos.
Contratar secretária como MEI traz uma falsa economia, veja só:
Se a sua secretária precisa ir todos os dias ao consultório ou clínica, se ela tem horário de entrada e saída, entre outras obrigações que são específicas de um colaborador celetista (com carteira assinada), ela poderá processar a sua empresa.
Nesse processo, ela poderá pedir o reconhecimento do vínculo empregatício, recebendo todos os direitos trabalhistas que abriu mão ao trabalhar como MEI, isso inclui: depósitos na conta do FGTS, indenização em caso de demissão etc.
Além disso, o empregador terá que arcar com os custos advocatícios, aumentando ainda mais o tamanho do prejuízo.
No ano de 2024, o número de trabalhadores que entraram na Justiça pedindo o reconhecimento de vínculo empregatício subiu 57%, chegando a mais de 285 mil processos, segundo o Tribunal Superior do Trabalho (TST).
Sejamos realistas: qual profissional se dedicará sem receber o mínimo em troca?
Contratar uma secretária como MEI significa que você a vê como custo e não como investimento. Logo, essa pessoa não tem razões para atender plenamente os seus pacientes.
Você pode colocar um outdoor na rua mais movimentada da sua cidade, mas quem será o primeiro contato do paciente com a sua marca será a secretária. Logo, ela faz parte da estratégia de marketing da sua clínica ou consultório.
Contratar secretária como MEI só é uma boa ideia quando ela não atua apenas para você, quando ela realmente presta serviços. Esse é o caso de secretária virtual, ou secretária remota, por exemplo.
Uma secretária remota é uma profissional que não precisará estar na sua clínica ou consultório para atender os seus pacientes. É muito comum que essas pessoas trabalhem de casa.
Ela responderá dúvidas pelo WhatsApp, poderá atender ligações, entrar em contato para confirmar consultas etc. tudo isso remotamente. Esse modelo de atendimento pode ser muito vantajoso para médicos que têm consultório em casa.
A vantagem desse modelo é que o consultório não precisará de uma recepção muito ampla, o que otimiza espaço. Além disso, é possível contratar secretária remota como MEI, pois essas profissionais costumam atender a mais de uma empresa.
Na verdade, existem negócios que prestam justamente esse serviço de secretária virtual. Aliás, esse tipo de atendimento pode ser chamado de secretária virtual, remota ou assistente virtual.
A principal desvantagem desse modelo de atendimento é a impessoalidade. Se a secretária atender muitas clínicas e consultórios, dificilmente ela terá como responder de pronto perguntas específicas sobre o seu atendimento ou a sua empresa.
Caso você queira, poderá contratar uma secretária virtual CLT, já que o teletrabalho (trabalho remoto) é regulamentado.
Se você tem dúvidas sobre a contratação de colaboradores, como o melhor modelo para a sua clínica ou consultório, converse com a Avant Gestão Financeira!
A Avant cuida de todos os processos burocráticos relacionados à contratação, demissão ou gestão dos seus colaboradores. Folha de pagamento, gestão de benefícios, férias, 13º salário etc.
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Contratar secretária clínica exige que a empresa já tenha definido o que espera dessa profissional, quais as expectativas e necessidades em relação ao trabalho, como veremos a seguir.
Normalmente, a principal atividade de uma secretária para consultório ou clínica envolve o atendimento ao paciente. Sendo assim, estar atenta aos canais de comunicação da empresa é fundamental.
Além disso, a profissional precisará ter uma noção clara dos procedimentos realizados, das formas de pagamento, da capacidade de atendimento do consultório etc. Assim, evita-se que paciente e médico percam tempo com um encontro inadequado.
A emissão de nota fiscal, seja como Pessoa Jurídica ou pelo Receita Saúde (Pessoa Física) também pode ser uma atividade realizada pela secretária. Sendo assim, é importante que ela tenha conhecimentos básicos em informática.
A indicação de profissionais ainda é uma das formas mais eficazes para se contratar uma secretária. Sendo assim, pergunte aos colegas se eles têm alguém para indicar, ou se suas secretárias conhecem pessoas capazes de preencher a vaga.
É importante que a secretária saiba se comunicar adequadamente, tanto escrevendo quanto falando. Ademais, ela precisa saber usar as ferramentas cotidianas, como computador e programas de escritório, como Word e Excel, ainda que de forma básica.
A escolaridade mínima sugerida para secretária é o Ensino Médio completo. Contudo, existe o curso técnico em secretariado, que pode ser uma forma de contratar pessoas ainda mais qualificadas.
Caso o seu consultório atenda pacientes estrangeiros, é importante garantir que a futura secretária seja fluente nos idiomas necessários.
Secretárias bilíngues ou trilíngues precisam ganhar mais do que as secretárias comuns, pois o salário-base dessa categoria profissional costuma ser maior do que o pago aquelas que só falam português.
Existem diferentes fontes de informação que podem nos ajudar a descobrir o salário médio de uma secretária de consultório médico.
De acordo com um levantamento feito pela LCA 4intelligence, com dados da Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios Contínua (Pnad Contínua), publicados pela Folha, o salário médio de uma secretária de medicina é de R$ 2.458,19.
Já de acordo com a tabela do Sindicato das Secretárias e Secretários do Estado de São Paulo (SINSESP), o salário de um secretário (técnico de Nível Médio) varia entre R$ 2.274,94 e R$ 4.127,13 — isso de acordo com o tempo de casa e as qualificações e atribuições do profissional.
Esses valores mostram que, hoje, o salário de secretária de consultório equivale a no mínimo um salário-mínimo e meio, mas recomendamos que além do salário, o consultório ofereça benefícios, como Vale-Alimentação (VA), bônus por comprometimento etc.
A principal diferença entre os dois modelos pode estar no volume de trabalho, considerando que uma clínica recebe um número maior de pacientes, tem uma variedade de atendimentos e procedimentos internos, atuar em uma clínica pode ser mais difícil do que em um consultório.
Contudo, em termos de formação e expectativa em relação à experiência, não há muita diferença — a menos que a sua empresa precise de algum conhecimento específico.
A secretária de clínica ou consultório tem funções administrativas. Ela organiza a agenda dos médicos, tem acesso ao estoque da empresa, em alguns casos tem autorização para realizar compras, emite notas etc.
É claro que a secretária não administra a clínica ou consultório. Isso é função de um gerente, que fará esse trabalho sendo auxiliado por um time de gestão e contabilidade, como a equipe da Avant Gestão Financeira.
Todavia, é correto afirmar que a secretária do consultório faz parte do time administrativo da empresa, ao contrário da atendente. A atendente faz parte do time de atendimento ao paciente.
Suas funções são mais simples. Envolvem o atendimento telefônico, ou por mensagens, tirar dúvidas simples e orientar o paciente em relação à rotina do consultório ou clínica.
É preciso não confundir as funções para evitar que atendentes lidem com o desvio de função.
Além disso, é preciso lembrar que uma secretária clínica tem acesso a dados sensíveis da empresa. Ela precisa ser alguém de confiança e precisa ser bem-remunerada por isso.
Neste ano, uma secretária de consultório médico foi presa na cidade de Maringá (PR). Ela teria desviado mais de R$ 100 mil da empresa, segundo a imprensa local.
Isso mostra a importância de se contratar pessoas de confiança, experientes e altamente motivadas.
Por isso, a contratação deve ser feita respeitando acordos trabalhistas e respaldado por um contrato redigido por quem conhece o setor, como é o caso da Avant.
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Como vimos, a contratação de uma secretária clínica ou secretária de consultório não deve ser menosprezada. Essas profissionais são peças fundamentais do setor de marketing, administração e atendimento da sua empresa.
Contudo, sabemos que gerenciar toda a burocracia que envolve a contratação de um funcionário não é algo simples, que caiba na rotina dos profissionais de saúde.
É por isso que mais de 400 empresas, em todo o Brasil, deixam essas tarefas com a Avant. Gestão de colaboradores e gestão financeira é conosco! Visite nosso site e entenda como podemos lhe ajudar! 🔗
